Stok takibi nasıl yapılır? Ürün kartından depo sayımına

1. Ürün kartını ve ölçü birimini netleştirin

Her farklı ürün için ayırt edilebilir bir kod, anlaşılır ad ve temel ölçü birimi belirleyin. Aynı ürünün farklı yazımlarla iki kez açılması toplam miktarı iki ayrı kayda böler. Bir yerde kutu, diğer yerde adet kullanıyorsanız kutunun kaç adet olduğunu da tanımlayın; dönüşüm kuralı olmadan bu miktarları toplamayın. Renk veya ölçü gibi farklar stok kararını değiştiriyorsa kayıt düzeninde bunları da ayırt edin.

• Ürün kodu: kablo-01; ürün adı: 2 metre bağlantı kablosu; temel birim: adet.
• Bir kutu 10 adet ise 3 kutunun 30 adede karşılık geldiğini kontrol edin.
• Kullanımdan kaldırılan kodları yeniden farklı bir ürün için kullanmayın; hareket geçmişini anlaşılır tutun.

2. Depoyu ve açılış stokunu sayımla belirleyin

Başlangıç tarihini seçin ve ürünleri depo bazında fiziksel olarak sayın. Sayım sırasında devam eden giriş ve çıkışların hangi tarafa dahil olduğunu kaydedin. Önceki listenin bakiyesini körlemesine taşımak yerine sayım sonucu, kayıtlı miktar ve farkı yan yana inceleyin. Açılış kaydı sisteme girildikten sonra aynı miktarı ikinci kez alış girişi olarak kaydetmemeye dikkat edin. Hasarlı veya satışa uygun olmayan ürünleri kullanılabilir miktardan ayırt edin.

3. Giriş ve çıkışı hareket bazında kaydedin

Bir stok hareketinin en az ürününü, deposunu, tarihini, miktarını ve nedenini bilmelisiniz. Alış girişi, müşteriye sevk, müşteri iadesi ve depo transferini aynı açıklamasız satır altında toplamayın. Belge numarası veya açıklama, miktarın neden değiştiğini sonradan araştırmayı kolaylaştırır. Bir teklif vermek fiziksel stok çıkışı değildir; yazılımda sipariş, sevk ve fatura aşamalarının stok miktarını ne zaman etkilediğini kendi senaryonuzla kontrol edin.

• Mal geldiğinde ürün, depo ve teslim alınan gerçek miktarı kontrol edin.
• Ürün çıktığında hareketi ilgili satış veya sevk kaydıyla ilişkilendirin.
• İadede aynı ürün ve uygun miktarı kontrol edin; iade malın satışa uygunluğunu ayrıca değerlendirin.
• Entegre bir işlem stok hareketini oluşturuyorsa aynı işlem için ayrıca ikinci manuel giriş yapmayın.

Örnek: bir ürünün gün sonu stokunu hesaplayın

Örnekte bütün hareketler aynı ürün, aynı depo ve adet birimi içindir. Açılışta 20 adet var; 15 adet geliyor, 12 adet müşteriye çıkıyor ve satışa uygun 2 adet müşteri iadesi depoya dönüyor. Beklenen kapanış 20 + 15 − 12 + 2 = 25 adettir. Tablo yalnızca miktar takibini gösterir; stok değerlemesi veya ürün maliyeti hesabı değildir.

4. Depo transferini satıştan ayırın

Örnekteki 25 ürünün 5 adedini ikinci bir depoya taşırsanız ana depoda 20, ikinci depoda 5 adet olur; işletmenin toplamı yine 25 adettir. Transferi yalnızca çıkış olarak kaydetmek toplamı eksiltir, yalnızca giriş olarak kaydetmek şişirir. Kaynak depo, hedef depo, ürün ve miktarı birlikte kontrol edin. Müşteri için ayrılmış ürün ile fiziksel olarak depodan çıkmış ürünü de birbirine karıştırmayın; kullanılabilir stok kararında rezervasyonun nasıl ele alındığını inceleyin.

5. Sayım farkında önce nedeni bulun

Kayıt 25 adet gösterirken fiziksel sayım 23 ise fark 2 adettir. Önce başka depoda duran ürün, kaydı gecikmiş çıkış, çift giriş, yanlış birim veya henüz işlenmemiş iade olup olmadığını araştırın. Açıklamasız bir düzeltmeyle geçmişi kapatmak aynı hatanın tekrarını gizleyebilir. Fark doğrulandığında düzeltmenin gerekçesini, tarihini ve sorumlusunu kaydedin; sonraki sayımda aynı ürünü yeniden kontrol edin.

Elektronik tablodan programa ne zaman geçilmeli?

Az ürün ve tek sorumlu varken düzenli bir tablo başlangıç için yeterli olabilir. Aynı ürüne birden fazla kişi işlem yapıyor, birden fazla depo bulunuyor veya stok bilgisi satış ve satın alma sırasında tekrar giriliyorsa ortak kayıt ihtiyacı artar. Seçeceğiniz sistemde kendi giriş, çıkış, transfer ve sayım örneğinizi deneyin. ERP Sistem'in ürün, depo ve stok hareketi ekranlarını stok takip programı sayfasından inceleyebilir, plan kapsamını demoda değerlendirebilirsiniz.

Günlük stok kontrol listesi

Günü kapatırken yalnızca toplam miktara bakmayın. Bir sonraki satış kararını etkileyecek eksik kayıtları ve yanlış depoya işlenmiş hareketleri de kontrol edin.

• Gelen ve çıkan ürünler doğru tarihle işlendi mi?
• Miktarlar aynı temel birimde mi?
• Transferin kaynak ve hedef deposu doğru mu?
• İade, hasarlı ürün ve müşteriye ayrılmış miktar ayrıştırıldı mı?
• Sayım farkı varsa nedeni ve düzeltme kaydı belli mi?
• Satış öncesinde ilgili depodaki kullanılabilir miktar kontrol edildi mi?