Cari hesap takibi nasıl yapılır? Bakiyeden ekstre kontrolüne

1. Aynı kişi veya firma için tek ve tutarlı kayıt kullanın

Cari kartta müşteriyi ya da tedarikçiyi ayırt edecek unvan, kod ve iletişim bilgisini düzenleyin. Aynı firmanın farklı yazımlarla iki kayda bölünmesi faturayı bir kartta, tahsilatı diğerinde bırakabilir. Teklif, fatura ve tahsilatta hangi kaydın kullanılacağı ekip içinde belli olsun. Müşteri ve tedarikçi olarak birlikte çalıştığınız firmalarda işlemin yönünü ve açık belgelerini ayrıca kontrol edin.

2. Açılış bakiyesini dönem ve para birimiyle kaydedin

Takibe başlarken önceki dönemden devreden tutarı ve bu tutarı açıklayan belgeleri belirleyin. Hangi tarihe kadar olan işlemlerin açılışa dahil olduğunu yazın; aynı faturayı hem açılışın içinde hem yeni dönem hareketi olarak ikinci kez eklemeyin. TRY ile EUR bakiyesini dönüşüm yöntemi olmadan toplamayın. Raporları aynı dönem ve aynı para biriminde karşılaştırmak farkın kaynağını bulmayı kolaylaştırır.

3. Fatura, tahsilat ve ödemeyi doğru yönde bağlayın

Müşteriye yaptığınız satıştan doğan alacağı, müşteriden gelen tahsilattan ayrı izleyin. Tedarikçiye olan borç ve yaptığınız ödeme ise farklı yönde bir ilişkidir. Müşteri hesabında kullanılan artı/eksi yorumunu tedarikçi hesabına otomatik taşımayın; raporun borç ve alacağı kimin açısından gösterdiğini kontrol edin. Teklifin kabul edilmesi veya sipariş açılması tek başına paranın tahsil edildiği anlamına gelmez.

• Her kayıtta ilgili cari, tarih, para birimi ve belge numarasını kontrol edin.
• Tahsilatı doğru fatura veya açık işlemle eşleştirin; aynı parayı iki kez kaydetmeyin.
• İade veya iptalin bağlı olduğu asıl işlemi bulun ve hesaba etkisini kontrol edin.
• Bankada görülen hareket ile programdaki tahsilat kaydının tutar ve tarihini karşılaştırın.

Örnek: 12.000 TL faturanın kısmi tahsilatı

Örneğin başında müşteriden alacak sıfırdır. Müşteriye 12.000 TL tutarında satış faturası oluşur; ardından 5.000 TL tahsil edilir ve hesabı 1.000 TL azaltan bir iade işlenir. İşletmenin bu müşteriden kalan alacağı 12.000 − 5.000 − 1.000 = 6.000 TL olur. Burada tüm tutarlar aynı para biriminde ve işletmenin müşteriden alacağı açısından gösterilmiştir; bir vergi veya resmî muhasebe fişi örneği değildir.

4. Ekstreyi yalnızca son satırdan okumayın

Ekstreyi dönem başı bakiye, tarihli hareketler ve kapanış bakiyesiyle birlikte inceleyin. Örnekteki müşterinin ekstresinde 12.000 TL fatura ile 5.000 TL tahsilat görünüyorsa, 1.000 TL iadenin de hesaba yansıyıp yansımadığını kontrol edin. Sadece 6.000 TL toplamına bakmak, yanlış bir tahsilat ile eksik bir faturanın birbirini dengelemesini gözden kaçırabilir. Toplamı oluşturan belge ve hareketlerin doğru olması gerekir.

5. Vade ve kısmi tahsilatı belge bazında takip edin

Cari toplam, hangi tutarın hangi tarihte beklendiğini tek başına anlatmaz. Aynı müşterinin biri ödenmiş, biri kısmen tahsil edilmiş, diğeri vadesi gelmemiş farklı faturaları olabilir. Tahsilat planı için her açık belgenin kalan tutarını ve vadesini inceleyin. Örnekte 5.000 TL tahsil edilmesi 12.000 TL faturanın tamamen kapandığı anlamına gelmez; iade bağlantısı da kontrol edildikten sonra kalan alacak takip edilir.

6. Mutabakat farkını belge belge araştırın

Müşteriyle aynı tarih aralığı ve para birimindeki hesap dökümünü karşılaştırın. Bir tarafta olup diğerinde olmayan fatura, yanlış cariye işlenen tahsilat, iki kez kaydedilmiş ödeme veya henüz işlenmemiş iade fark yaratabilir. Önce hangi belgenin farklı olduğunu bulun; yalnızca toplamı eşitlemek için açıklamasız hareket eklemeyin. Düzeltmenin gerekçesini kaydedin ve kapanış tutarını yeniden kontrol edin.

Cari takip ile genel muhasebenin kapsamını ayırın

Bu rehberin amacı günlük ticari hesapların ve açık tutarların takibidir. Cari takip, resmî muhasebe ve beyan yükümlülüklerinin tamamını kendi başına karşılamaz. ERP Sistem'de cari hesap, fatura, ödeme ve tahsilat bağlantısını kendi iş akışınız üzerinden inceleyin. Plan kapsamını ve ihtiyaç duyduğunuz raporları cari hesap programı sayfası ve demo görüşmesi üzerinden değerlendirebilirsiniz.

Günlük cari hesap kontrol listesi

Günün sonunda toplam bakiyenin yanında tahsilatın doğru hesaba ve belgeye işlendiğini kontrol edin. Amaç aynı işlemi farklı listelerden yeniden kurmak zorunda kalmamaktır.

• Fatura ve tahsilat aynı cari karta mı bağlı?
• Tarih aralığı ve para birimi karşılaştırılabilir mi?
• Kısmi tahsilat sonrası kalan tutar doğru mu?
• İade ve iptaller ilgili hesabı etkiledi mi?
• Tekrarlı tahsilat veya açılışa ikinci kez girilmiş belge var mı?
• Vadesi gelen açık belgelerin sorumlusu ve sonraki takip adımı belli mi?